IL GIORNALE DEGLI ACQUISTI
COME TENERE TRACCIA DEI CONTRATTI DI ACQUISTO STIPULATI
Uno dei modi più usati dalle imprese per tenere traccia dei contratti di acquisto stipulati consiste nella redazione di un apposito giornale degli acquisti.
Il giornale degli acquisti rientra tra i registri elementari dell’impresa. Con questa espressione si intendono quei registri che hanno per oggetto un gruppo determinato di operazioni considerate in modo separato rispetto a tutte le altre classi di operazioni aziendali e prescindendo da ogni legame con esse. In pratica si tratta di registri che non sono tenuti dall’impresa con lo scopo di determinare il reddito e il capitale.
Il giornale degli acquisti ha per oggetto gli acquisti effettuati dall’impresa e annoterà, di volta in volta, i contratti stipulati con i fornitori per l’acquisto di merci, di materie prime, di materie sussidiarie, di materiali di consumo e la loro successiva esecuzione. In questo modo il registro permette di avere un quadro esplicito ed immediato dei contratti di acquisto stipulati con i fornitori e della loro esecuzione.
Trattandosi di un registro elementare esso può essere tenuto in forma libera. Questo significa che il registro in esame potrà essere compilato su prospetti e schemi che possono essere scelti liberamente dall’impresa: ad esempio si potrebbe utilizzare a tale scopo anche un foglio excel. Inoltre non esistono regole particolari da rispettare per la compilazione dei prospetti.
Di seguito presentiamo un esempio di come potrebbe apparire il giornale degli acquisti di una ipotetica ditta Alfa Srl
Nel nostro esempio la scheda riporta il numero e la data di ciascun ordine e la data di consegna prevista, la data di consegna effettiva e il numero del relativo Documento di trasporto che andranno compilati nel momento in cui la merce è stata consegnata, il codice del prodotto che permette di identificare la merce acquistata, il fornitore al quale è stato fatto l’ordine, la quantità ordinata e quella consegnata da compilarsi al momento della consegna, ed infine il prezzo unitario.
La pagina del nostro giornale degli acquisti evidenzia in modo chiaro che la merce PX25R ordinata il 09/01 al fornitore Rossi non è ancora stata consegnata.
Sarà altrettanto facile riscontrare eventuali discordanze tra merci ordinate e consegnate.
Inoltre, l’evidenziazione del prezzo, ci permetterà di tenere sempre bene a mente i diversi prezzi applicati dai vari fornitori per uno stesso prodotto.
Se, ad esempio, tenessimo il giornale con un foglio excel, usando un filtro sulla colonna “Codice prodotto” potremmo evidenziare subito da quali fornitori abbiamo acquistato il prodotto in questione, a quali prezzi, chi di loro ha consegnato esattamente la quantità ordinata e ha rispettato i tempi di consegna.
Per le imprese che tengono la contabilità di magazzino, le schede di magazzino delle singole merci possono contenere anche i dati relativi all’ordine della merce e alla relativa consegna.
In questi casi la tenuta di un giornale degli acquisti potrebbe risultare superfluo.
Stipula di un contratto di vendita
Il giornale delle vendite
Contabilità di magazzino
