PROTOCOLLO DI CORRISPONDENZA
COME CONSERVARE IN MODO ORDINATO LA CORRISPONDENZA AZIENDALE
Nell’amministrazione aziendale un ruolo estremamente importante hanno le scritture elementari.
Tra queste scritture abbiamo il protocollo di corrispondenza ovvero un registro nel quale viene annotata tutta la corrispondenza dell’impresa in entrata (cioè la corrispondenza ricevuta) e in uscita (cioè la corrispondenza inviata a terzi).
Sappiamo che il Codice civile, all’art.2214 - 2° comma, pone l’obbligo alle imprese di conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.
Ovviamente la legge stabilisce esclusivamente l’ obbligo di conservazione della corrispondenza, ma non richiede che l’impresa tenga un apposito registro per essa. Tuttavia è chiaro che ricercare una lettera o un fax inviati parecchio tempo prima, può risultare difficile soprattutto quando la corrispondenza è tanta.
Inoltre, a volte diventa difficile seguire in modo rapido una discussione con un cliente o con un fornitore che ha dato luogo ad uno scambio di fax o di mail.
Per questa ragione può essere utile numerare la corrispondenza, indicando un numero progressivo sulla corrispondenza stessa e riportando tale numero su un apposito registro che prende il nome, per l’appunto di protocollo di corrispondenza. Nel registro saranno poi indicati tutti gli elementi utili per rintracciare facilmente il documento.
Cosa si deve intendere per corrispondenza, cioè quali documenti dell’impresa o ricevuti da terzi devono essere annotati su tale registro?
Sul
protocollo di corrispondenza
andranno riportati:
- lettere;
- raccomandate;
- espressi;
- posta prioritaria;
- assicurate;
- telegrammi;
- fax;
- mail.
In alcune imprese può essere utile anche impiegare un registro delle telefonate ricevute e fatte. Ad esempio questo registro può essere estremamente utile per le imprese che effettuato assistenza telefonica ai clienti, in modo da poter ricostruire con semplicità le telefonate intercorse con un certo cliente.
Il protocollo di corrispondenza è un registro non obbligatorio che può, nel caso di decida di optare per la sua tenuta, essere tenuto in forma libera.
Si può tenere un solo registro o un registro per la corrispondenza in entrata e uno per quella in uscita.
Si può utilizzare un apposito programma per la tenuta del registro in questione o più semplicemente dei fogli excell o registri manuali anche a schede mobili.
Si può decidere di catalogare separatamente le lettere, i fax, le mail o usare una sola numerazione.
Anche i dati da indicare sul protocollo di corrispondenza sono liberi: ovviamente è sempre necessario che vengano riportati i dati fondamentali per rintracciare con facilità il documento. L’indicazione di ogni ulteriore informazione dipende dalle concrete esigenze aziendali.
Nella sezione software free trovate la segnalazione di un programma gratuito per la gestione della corrispondenza.
