IL CICLO ATTIVO
IL CONCETTO DI CICLO ATTIVO
Con l’espressione ciclo attivo si intende l’ insieme delle operazioni che l’azienda compie nei confronti dei suoi clienti.
Cerchiamo di capire quali sono le fasi attraverso le quali l’azienda procede alla vendita di un bene o di un servizio e quali documenti vengono emessi dall’impresa in relazione a tale operazione.
Iniziamo con l’esaminare le fasi attraverso le quali l’impresa giunge alla vendita di un bene o alla prestazione di un servizio ad un cliente.
-
CONTATTO CON IL CLIENTE
Per giungere alla vendita si parte dal contatto col cliente.
Il cliente può:- rivolgersi direttamente all’azienda, perché ha già acquistato da essa, perché la conosce tramite pubblicità, passaparola, ecc..;
- essere contattato da un agente o da un rappresentante dell’azienda.
-
PREVENTIVO
Il cliente chiede un preventivo all’ufficio vendite dell’azienda.
Dopo aver valutato il preventivo il cliente può:- decidere di rinunciare all’acquisto;
- effettuare l’ordine.
-
ORDINE
Se il cliente trova conveniente il preventivo ottenuto decide di effettuare l’ordine.
-
CONFERMA DELL’ORDINE
L’azienda, una volta ricevuto l’ordine, soprattutto se si tratta di un nuovo cliente effettua dei controlli sulla sua affidabilità.
Se l’ordine riguarda l’acquisto di merci viene verificata la disponibilità della merce per la data prevista per la consegna.
Se, invece, l’ordine riguarda una prestazione di servizi, l’azienda verifica la possibilità di effettuare la prestazione alla data indicata (ad esempio la disponibilità di personale in base agli impegni già presi).
Se entrambi i controlli danno esito positivo l’impresa conferma l’ordine.
-
EVASIONE DELL’ORDINE
Ipotizziamo che l’ordine riguardi dei beni.
L’ufficio vendite invia l’ordine ricevuto dal cliente e la conferma dell’ordine, al magazzino. Quest’ultimo provvede ad emettere il documento di trasporto e ad effettuare la spedizione della merce.
L’amministrazione effettua un controllo dei dati riportati nell’ordine e nel documento di trasporto e provvede alla fatturazione della merce al cliente.
Normalmente l’impresa emette il documento di trasporto al momento della spedizione della merce e, successivamente, emette una fattura che prende il nome di fattura differita.
Tuttavia essa può procedere anche all’emissione della fattura al momento della effettuazione della operazione: in questo caso si parla di fattura immediata e non c’è bisogno di emettere il documento di trasporto.
Vediamo cosa accade, invece, se l’ordine riguarda dei servizi.
Il ciclo attivo sin qui visto presenta delle differenze nel caso in cui oggetto dell’ordine non siano delle merci, bensì dei servizi.
In questo caso:- non c’è spedizione o consegna delle merci, ma solamente la prestazione di un servizio;
- non c’è l’emissione di un documento di trasporto;
- si ha direttamente l’emissione della fattura.
A questo punto la vendita è stata conclusa, ma il ciclo attivo prosegue.
-
PAGAMENTO DA PARTE DEL CLIENTE
Il ciclo attivo, normalmente, si conclude con il pagamento da parte del cliente delle somme dovute per la merce acquistata o il servizio richiesto.
Il pagamento può avvenire a varie scadenze.
In genere esso avviene alla consegna della merce o alla prestazione del servizio oppure, più di frequente, può essere differito, cioè viene effettuato decorso un certo termine che normalmente è di 30, 60 o al massimo 90 giorni.
Il pagamento può essere effettuato in contanti, con assegni, con bonifico, con ricevute bancarie o con cambiali.
A volte il pagamento è anticipato, cioè viene effettuato prima che la merce venga consegnata o prima che il servizio sia prestato.
-
PROVVIGIONI AGLI AGENTI
Se la vendita è stata conclusa grazie ad un agente o ad un rappresentante, al momento del pagamento della fattura da parte del cliente sorge il diritto dell’agente alla provvigione pattuita.
Normalmente le provvigioni spettanti agli agenti o ai rappresentanti sono liquidate ogni trimestre sulla base di un conto provvigioni che viene spedito all’agente. Quest’ultimo esaminerà il conto e, dopo la sua approvazione, riceverà il pagamento di quanto gli spetta.
ANOMALIE
Può accadere che, il ciclo qui esaminato, presenti delle anomalie.
La prima riguarda la possibilità che la fattura non venga pagata alla scadenza convenuta, con la necessità di procedere dapprima a dei solleciti e, successivamente, di dover ricorrere alla vie legali.
La seconda riguarda, invece, la possibilità che vi siano stati degli errori di fatturazione o la consegna di merce diversa da quella pattuita o avariata o la prestazione di un servizio non conforme a quanto concordato: in questi casi è necessario procedere ad una rettifica della fatturazione effettuata in precedenza.
La fattura
Fattura cartacea e fattura elettronica
Fattura in lingua straniera
Fatture a mezzo fax
Emissione della fattura
DdT ovvero il Documento di Trasporto
Fattura differita
Pagamento anticipato, immediato, differito
