IL LIBRO GIORNALE
IL FULCRO DELLA CONTABILITA' GENERALE
COS’È IL LIBRO GIORNALE?
Il libro giornale è una scrittura complessa ovvero una scrittura che raccoglie i dati, tra loro collegati, relativi all’intera gestione dell’impresa. Si tratta di una scrittura che ha un oggetto complesso, cioè la determinazione del reddito conseguito nel corso dell’esercizio e del patrimonio netto esistente ad una certa data.
Nel libro giornale confluiscono un’insieme di rilevazioni tra loro collegate tenute con il metodo della partita doppia.
Tali rilevazioni prendono il nome di articoli. Ogni articolo si riferisce ad un fatto di gestione, che viene descritto e vengono indicati i conti da addebitare e da accreditare.
Il libro giornale, costituisce una scrittura cronologica che accoglie, cioè, i dati in ordine temporale. L’art.2216 del Codice civile prevede che il libro giornale indichi giorno per giorno le operazioni relative all’esercizio dell’impresa.
Nessuna norma civilistica o fiscale fissa l'obbligo di adottare uno specifico sistema contabile.
In alcuni casi, come verrà precisato meglio in seguito, si tratta anche di un libro obbligatorio, ovvero imposto dalla norme del Codice civile e da quelle fiscali.
SOGGETTI OBBLIGATI ALLA TENUTA DEL LIBRO GIORNALE.
CODICE CIVILE.
Il Codice civile prevede che gli imprenditori commerciali (industrie, imprese commerciali, imprese di trasporto, di assicurazione, imprese bancarie e imprese ausiliarie rispetto alle precedenti) tengano il libro giornale (art.2214 Codice civile). L’unica eccezione alla regola è costituita dai piccoli imprenditori, cioè i coltivatori diretti del fondo, gli artigiani, i piccoli commercianti e coloro che esercitano un’attività professionale organizzata prevalentemente con il lavoro proprio e dei componenti della famiglia (art.2083 del Codice civile).
FISCO.
Per le norme fiscali il libro giornale è un registro obbligatorio qualora l’impresa sia in regime di contabilità ordinaria per obbligo o per opzione. Le imprese in contabilità semplificata, invece, non sono obbligate alla tenuta del libro giornale.
Si rammenta che la contabilità ordinaria è obbligatoria per:
- società per azioni;
- società a responsabilità limitata;
- società in accomandita per azioni;
- società cooperative;
- società di mutua assicurazione;
- enti pubblici e privati, diversi dalle società, residenti nel territorio dello Stato, che hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciale;
- enti pubblici e privati, diversi dalle società, residenti nel territorio dello Stato, che non hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciale;
- i consorzi, le associazioni non riconosciute, le organizzazioni non riconosciute, cioè non appartenenti ad altri soggetti passivi nei cui confronti il presupposto dell’imposta si verifica in modo autonomo e unitario;
- le società e gli enti di ogni tipo, con o senza personalità giuridica - ivi comprese, quindi, le società di persone ed equiparate di cui all’articolo 5 del Tuir - non residenti nel territorio dello Stato.
Per le imprese individuali, le imprese coniugali e familiari, le società di persone, le società di armamento e le società di fatto esercenti attività commerciali, la contabilità ordinaria è obbligatoria solamente nel caso in cui sia superato il volume di ricavi di 500.000 euro (se si tratta di imprese che esercitano attività di prestazione di servizi) o 800.000 euro (se si tratta di imprese che esercitano altre attività).
Le imprese il cui regime naturale sarebbe quello semplificato possono, tuttavia, optare per la tenuta della contabilità ordinaria.
Le imprese in contabilità semplificata non hanno l’obbligo di tenere il libro giornale.
Quindi, ricapitolando:
- hanno sempre l’obbligo di tenere il libro giornale
- società per azioni;
- società a responsabilità limitata;
- società in accomandita per azioni;
- società cooperative;
- società di mutua assicurazione;
- enti pubblici e privati, diversi dalle società, residenti nel territorio dello Stato, che hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciale;
- enti pubblici e privati, diversi dalle società, residenti nel territorio dello Stato, che non hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciale;
- i consorzi, le associazioni non riconosciute, le organizzazioni non riconosciute, cioè non appartenenti ad altri soggetti passivi nei cui confronti il presupposto dell’imposta si verifica in modo autonomo e unitario;
- le società e gli enti di ogni tipo, con o senza personalità giuridica, ivi comprese le società di persone ed equiparate di cui all’art. 5 del TUIR, non residenti nel territorio dello Stato.
- hanno l’obbligo di tenere il libro giornale se hanno un volume di ricavi superiore a:
- 500.000 euro se si tratta di imprese che esercitano attività di prestazione di servizi;
- 800.000 euro se si tratta di imprese che esercitano altre attività;
- imprese individuali;
- imprese coniugali;
- imprese familiari;
- società di persone;
- società di armamento;
- società di fatto esercenti attività commerciali.
Nel caso di volume di ricavi inferiori a tali limiti non hanno l’obbligo di tenere il libro giornale a meno che non abbiano optato per la contabilità ordinaria.
Le imprese che sono divise in filiali e succursali (esempio: banche, imprese della grande distribuzione, ecc..) o in rami aziendali possono tenere dei libri giornali sezionali: ovvero un sezionale per ogni filiale, succursale o ramo d’azienda.
In questo caso, tuttavia, è necessario tenere anche un libro giornale riassuntivo, nel quale devono essere annotate giornalmente, settimanalmente, mensilmente, le registrazioni necessarie per redigere il bilancio (R.M.27/05/1981 n.9/875 e R.M. 31/10/2002, n. 341/E).
Il libro giornale può essere tenuto anche a fogli mobili
(nota ministeriale n.360232 del 18/02/1976).
IL CONTENUTO DEL LIBRO GIORNALE.
Come si è già detto il libro giornale è una scrittura cronologia che deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all’esercizio dell’impresa.
Per ciascuna operazione esso deve indicare:
- il numero progressivo dell’operazione;
- la data dell’operazione;
- i conti di mastro movimentati in dare e in avere in seguito al fatto di gestione;
- la descrizione dell’operazione;
- gli importi dell’operazione distinti per ciascun conto di mastro.
Il libro giornale può essere usato anche per la registrazioni delle fatture emesse o dei corrispettivi e delle fatture d’acquisto. In questo caso l’impresa non ha l’obbligo di tenere i registri IVA. Tuttavia l’impresa deve fornire tutti gli elementi impiegati per la liquidazione dell’IVA su richiesta degli organi dell’amministrazione finanziaria.
FORMALITÀ LEGATE ALLA TENUTA DEL LIBRO GIORNALE.
In passato, per il libro giornale era richiesta la vidimazione iniziale e quella annuale da parte del notaio o del registro imprese. Attualmente è stato abrogato sia l’obbligo di vidimazione iniziale che quello di vidimazione annuale.
Le norme attuali prevedono che le pagine del libro giornale siano numerate prima di essere poste in uso. I fogli possono essere numerati man mano che vengono usati (C.M.92 del 22/10/2001).
Il numero della pagina deve essere affiancato anche dall’anno di riferimento delle registrazioni (Esempio: 2023/1, 2023,2, ecc..).
L'anno da indicare è quello a cui riferisce la contabilità e non quello nel quale avviene la stampa del registro (C.M.64/E del 01/08/2002).
E' necessario pagare l’imposta di bollo prima della messa in uso del libro giornale: l'imposta è dovuta per ogni 100 pagine o frazione.
Il pagamento dell'imposta di bollo può avvenire:
- mediante l’applicazione di marche sulla prima pagina numerata del registro o sulla prima pagina numerata di ogni blocco di 100 pagine. Tuttavia il contribuente può apporre le marche anche sull'ultima pagina di ogni blocco di 100 purchè l'imposta venga pagata prima di effettuare le annotazioni sulla prima pagina;
- oppure mediante modello F23. In questo caso, gli estremi del pagamento devono essere riportati sulla prima pagina del libro giornale.
Il codice tributo da usare è 458T - Imposta di bollo su libri e registri.
Nel caso in cui il contribuente provvede all'archiviazione del libro giornale in formato elettronico l'imposta di bollo deve essere versata entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio, in via telematica, mediante il modello F24 compilando la sezione Erario ed utilizzando il codice tributo 2501 - Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari. L'anno di riferimento da indicare è quello di competenza delle scritture.
Dato che la numerazione non deve essere effettuata dall'inizio per l'intero libro giornale, ma essa può essere effettuata nel momento in cui si utilizza la singola pagina, l'imposta di bollo va assolta solamente sulle pagine effettivamente utilizzate. Di conseguenza, il contribuente che inizia ad utilizzare il libro giornale, può pagare anticipatamente l'imposta di bollo per le prime 100 pagine o frazione e, dopo aver utilizzato le prime 100 pagine, versa anticipatamente l'imposta di bollo prima di utilizzare le successive 100 pagine.
TERMINI PER LE REGISTRAZIONI.
CODICE CIVILE.
Il Codice civile si limita a stabilire che il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all’esercizio dell’impresa, ma non stabilisce entro quale termine esso debba essere aggiornato.
FISCO.
Molto più rigide sono le norme fiscali che prevedono che le registrazioni sul libro giornale debbano essere eseguite non oltre 60 giorni (art.22 del DPR 600/73).Il termine di 60 giorni deve essere calcolato con riferimento alla data dell’operazione e non a quella della registrazione.
Il termine di 60 giorni si considera rispettato se l’operazione è stata registrata sull’elaboratore anche se il libro giornale non risulta ancora stampato.
La stampa del libro giornale deve avvenire entro l'ultimo giorno del terzo mese successivo al termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi. Tuttavia, in seguito all'entrata in vigore del decreto crescita, a partire dal 1° maggio 2019, la stampa del libro giornale tenuto con sistemi meccanografici è obbligatoria solo in caso di controlli e su richiesta da parte dell’Agenzia delle Entrate. Di conseguenza, non è più necessario rispettare alcuna scadenza per la stampa del registro, purché regolarmente aggiornato, a condizione che se ne possa effettuare la stampa al momento della richiesta dell'Agenzia delle Entrate.
Il venir meno dell'obbligo di stampa del libro giornale non fa cessare l’obbligo di assolvere l’imposta di bollo.
CONSERVAZIONE DEL LIBRO GIORNALE.
CODICE CIVILE.
Secondo il Codice civile il libro giornale deve essere conservato per 10 anni (art.2220 del Codice civile).
FISCO.
Il libro giornale, nei casi in cui esso è obbligatorio per legge, deve essere conservato fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta, anche oltre il termine stabilito dal Codice civile o da altre leggi tributarie.
Sistema informativo aziendale
Libro inventari
Contabilità ordinaria
Vidimazione registri
Registri IVA
Registro beni ammortizzabili
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Conservazione delle scritture contabili
Termini di conservazione delle scritture contabili
